ajajuhtimine prioriteedid

Tee TOP 10 priority list

Ajajuhtimine on kerge, kui oled koostanud priority listi! Kerge öelda, lihtne teha! Kuid selleks peab ju selgeks tegema, mis üldse on see salapärane priority list? Priority list, ehk eesti keeles prioriteetide nimekiri, ongi selle sõna kõige otsesemas mõttes nimekiri, mille abil oma prioriteedid paika seada, ehk endale asjad tähtsuse järgi kirja panna.

Prioriteetide nimekiri on mõnes mõttes võrreldav to-do, ehk vaja-teha nimekirjaga. Vahe on vaid selles, et vaja-teha nimekiri koosnebki asjadest, mis kõik ära vaja on teha, aga prioriteetide nimekirjas on vaid need asjad, mis on tõsiselt prioriteediks. Samuti on prioriteetide nimekiri üldiselt üles seatud selle loogika alusel, et suurima prioriteediga asjad asuvad eespool ja mida edasi nimekirjas liikuda, seda väiksemaks prioriteedid muutuvad.  

Kindlasti oled tundnud, et kohustused kasvavad üle pea ning neid tundub aina enam juurde tulevat. Sellistes stressirikastes olukordades on kerge pead kaotada ning oledki silmitsi olukorraga, kus on raske vahet teha, milline tegevus on tähtsam ja milline vähemtähtsam. Võib tunduda, et aega kõige jaoks on liiga vähe, mistõttu võibki juhtuda see, et mõni tähtsam asi jääb tegemata – samas, meil kõigil on 24 tundi ööpäevas ning hea ajaplaneerimise juurde käibki asjade tähtsuse järjekorda panek.

Kuidas kontrolli alla võta enda ajajuhtimine ja luua efektiivne list?

Ajajuhtimist alusta lihtsalt oma aja planeerimisest. Selleks tuleb sulle appi kas vana hea märkmik või kaasaegsemad vahendid nagu näiteks Toggl või UKU. Pannes kirja kõik tegevused/asjad mis vaja ära teha, saad enda jaoks parema pildi. Kuid see on vaid algus! Järgmiseks sammuks ongi nende samade tegevuste tähtsuse järjekorda seadmine. Üks lihtsamaid viise kuidas oma asju prioritiseerida, on kasutada endise USA presidendi Eisenhoweri loodud otsustamise maatriksit:

  1. Edasilükkamatu ja Tähtis

    Need on asjad, mis on vaja viivitamatult ära teha. Sellesse gruppi võivad kuuluda näiteks tegevused, mis tuleb konkreetsel nädalal lõpuni viia või muud asjad, millega oodata ei saa.

  2. Edasilükkamatu, kuid Vähemtähtis

    Need on midagi, mis on viivitamatult vaja ära teha, kuid millele on võimalus mingi alternatiiv leida. Näiteks pead allkirjastama homseks mõne dokumendi ning selle posti teel ära saatma – uuri, äkki on võimalus seda teha digitaalsel teel.

  3. Mitte-edasilükkamatu, kuid Tähtis

    Need on need asjad, mis on küll tähtsad, kuid ei vaja otsest tähelepanu. Näiteks mõni artikkel, mille valmiskirjutamine on küll tähtis, kuid mille tähtaeg võib olla mägede taga. Seega, see ei ole konkreetsel ajahetkel prioriteediks.

  4. Mitte-edasilükkamatu ja Vähemtähtis 

    Nimekirjas viimasel kohal peaks olema asjad, mis pole tegelikult üldse nii tähtsad, kui alguses tunduda võis ning nendega tegelemine pole peamine.

     

Kuidas ajajuhtimine on seotud nimekirjaga?

Luues prioriteetide nimekirja ning saades aimu sellest, kuidas ja miks pead millelegi rohkem keskenduma, on suurem tõenäosus saavutada nii ärilisi kui ka isiklikke eesmärke. Kindlasti vähendab see üleliigset stressi, mis tihti võib halva organiseerituse tõttu tekkida. Võid olla kindel, et hästi organiseeritud nimekiri aitab kaasa efektiivsuse kasvule ning tunned end rohkem produktiivse ja motiveerituna.

Tänapäeval on moes multitasking, ehk mitme tegevuse korraga tegemine, üldjuhul just ajakokkuhoiu tõttu – reaalsus on aga see, et läbimõtlematu multitasking võib kokkuvõttes aega just rohkem kulutada, kui seda säästa. Seetõttu ongi hea oma tegevused kõik tähtsuse järjekorda seada, et ei saaks tekkida olukorda, kus peaks midagi korraga tegema. Kui saad keskenduda ühele asjale korraga, on garanteeritud suurem keskendumisvõime ja seetõttu ka parem tulemus. Oma tegevuste tähtsuse järjekorda panemine aitab ka täpsemaid eesmärke paika panna või neid uuendada.

Seega – mida sa ootad? Nimekirja koostama!

Kui see artikkel oli Sulle kasulik, siis kliki “Meeldib” ja kui võiks ka sinu sõpradele huvitav olla, siis kliki “Jaga”

Aitäh tagasiside eest!