delegeeri ona asjad virtuaalassistendile

Delegeeri, delegeeri, delegeeri!

Ja veelkord delegeeri!

Tänapäeva ühiskonnas on delegeerimine üsnagi levinud. Paljud aga isegi ei tea, mida see endast kujutab. Lihtsalt öeldes: delegeerimine on töö jaotamise protsess. Mis on aga töö jaotamise protsess? Kas see on tüütute kohustuste alluvale edasi andmine või lihtsalt oma vaeva kellelegi suunamine? EI. Väärarusaam, et see on lihtsalt ebameeldiva ülesande kellegi teise kaela lükkamine, tuleb seljataha jätta. See on lihtsalt kellegi teise volitamine teatud tegevusteks ja võimalus endal tegeleda muude, võib-olla isegi tähtsamate asjadega.

 

Miks delegeerida?

Oma tegevuste delegeerimine on esimene samm eduka karjääri suunas. Eriti kehtib see mõne firma või ettevõtte juhi osas: kui ei suudeta endale delegeerimise tähtsust teadvustada ning soovitakse kõik ise ära teha, võib juhtuda, et tulemuseks on läbipõlemine. Selliseid olukordi tuleb ette pigem rohkem, kui vähem. Delegeerimine aitab saavutada edu ning tulemusi just teiste abiga ning aitab seega vältida seda läbipõlemise ohtu. Muidugi, delegeerida saab täitjale vaid neid tegevusi, millega ta on pädev tegelema. Ametiväliseid või liiga keerulisi ülesandeid, mis täitja oskuste ja kogemustega kokku ei sobitu, ei ole siis konkreetsele täitjale sobilik delegeerida.

Üheks lihtsaimaks näiteks võib tuua juhi ja sekretäri: juht ei saa oma sekretärile delegeerida ülesandeid, mis tema oskuseid arvestades jäävad liiga raskeks, samuti ei ole lubatud konfidentsiaalsuse või muude turvanõuetega seotud ülesandeid delegeerida või otseselt personali juhtimisega seostuvaid ülesandeid samuti. Mida siis üldse on võimalik delegeerida? Just neid kõige lihtsamaid tegevusi: paberimajandus, koosolekute korraldamine, telefonikõnedele vastamine või kalendri pidamine.

Peamine põhjus miks üldse mõelda delegeerimise peale, on parem ajakasutus. Samuti on see ka mõnes mõttes „varjatud“ võimalus oma meeskonna arendamiseks. Oskuslik delegeerimine aitab lisaks efektiivsemale ajakasutusele pakkuda ülesande täitjale vaheldust igapäeva töörutiinist, on töötajale tunnustuseks ning motivatsiooniallikaks ning üldjuhul parandab ka meeskonna tunnetust. Muidugi on ka üks tähtsamaid aspekte vastutuse võtmine: tihti tuleb ette seda, et inimesed ei julge oma ülesandeid delegeerida, arvates, et „ise tehtud – hästi tehtud“ põhimõte töötab alati. Reaalsus on aga see, et oma ülesande edasi delegeerimine, võib täitjale pakkuda hoopis suuremat rahuldust, kui delegeerija seda ette kujutakski.

 

Kuidas ja kellele delegeerida?

Oskuslik delegeerimine eeldab endas seda, et tehakse kõigepealt selgeks, kuidas alluvad delegeerimisse suhtuvad. Mõnes ettevõttes nähakse seda kui oskust oma aega hästi planeerida, teises võib-olla aga kui juhi suutmatust ise oma ülesandeid täita. Seega, tähtis on veenduda, milline on üleüldine suhtumine.

Järgmine samm on teha selgeks, kas isikul, kellele ülesanne või ülesanded delegeeritakse, on pädev nende täitmiseks: vajalikud ressursid ning oskused on võti eduni. Koos ülesande üleandmisega, antakse ka selle täitmiseks vajalik volitus.

Tänapäeva nutiühiskonnas on aga füüsilisest isikust sekretäri kasutamisele lisandunud ka virtuaalsete abiliste ehk virtuaalassistentide kasutamine ülesannete delegeerimisel. Virtuaalassistent ehk lühidalt VA, on nagu abikäsi, kes on virtuaalselt alati Sinuga. VA abiga ei pea enam kartma, et mõni kohtumise kokkuleppimine ununeks või mõne vajaliku kirja saatmine jääks tegemata – virtuaalassistent teeb seda sinu eest. Seega, virtuaalassistent ongi nagu sekretär, ainult selle erinevusega, et ta ei istu kontoris teises ruumis laua taga, vaid on Sinu nutiseadmes. Võttes ühendust virtuaalassistendiga, võid olla kindel, et igale murele ja probleemile on võimalik koos lahendus leida ning, et virtuaalassistendi abiga kasutad paremini nii oma aega, kui oskuseid.

Kui see artikkel oli Sulle kasulik, siis kliki “Meeldib” ja kui võiks ka sinu sõpradele huvitav olla, siis kliki “Jaga”

Aitäh tagasiside eest!