Vahel kutsutakse Sind assistendiks, vahel sekretäriks, mõnikord personali spetsialistiks …. hoolimata tiitlist oled asendamatu!

Apple and books

Eestis ei saa kuskil õppida virtuaalassistendiks. Kuid kui Sul on soov selleks siiski saada ning kuskilt alustada, siis üks võimalus on õppida bürootöötajaks, sekretäriks või juhiabiks ning sealt edasi alustada tööd virtuaalassistendina. Kui sa oled juba assistent, bürootöötaja, sekretär või juhiabi, siis virtuaalseks muutumine ei ole keeruline. On vaid mõned olulised aspektid, mida silmas pidada, kuid sellest mõnes edaspidises kirjutises.

Kas hakata bürootöötajaks?

Bürootöö eriala sobib inimesele, kellel on hea suhtlemisoskus, lai silmaring ning huvi ühiskonnas toimuva vastu. Lisaks julgus end nii suuliselt kui ka kirjalikult esmasel tasemel korrektses eesti, inglise ja vene keeles väljendada. Bürootöötaja tegeleb organisatsioonis bürootöö ladusa toimimise tagamise, klientide teenindamise ning dokumenditööga.

Bürootöötaja peab oskama sise- ja välisklientidega suhtlemist;  ametikohtumiste  ja koosolekute ettevalmistamist ja korraldamist; dokumentide loomist, registreerimist, säilitamist. Tundma majandust ja ettevõtlust; töökeskkonda ja töötervishoidu; töötamise õiguslikke aluseid;  bürootööks vajalikke arvutiprogramme; eesti ametikeelt; erialast  inglise ja vene keelt.

Tema teadmised, oskused ja hoiakud mõjutavad organisatsiooni mainet. Bürootöötaja tööülesanded eeldavad head suhtlemisoskust, võimet kiirelt, paindlikult ning korrektselt tegutseda. Peamisteks bürootöödeks on info edastamine, telefonisuhtlus, dokumentide koostamine, andmesisestus ja ametikohtumiste teenindamine. Kaasaegne ettevõtlus vajab väga heade arvutioskustega spetsialiste, seetõttu oodatakse ka bürootöötajatelt erinevaid digioskusi.

Vaja on nii esinemisoskust, erinevate dokumentide loomise, süstematiseerimise kui ka säilitamise teadmisi. Seetõttu tulevad kasuks ka süsteemsus, täpsus, detailidele tähelepanu pööramise oskus, aga ka julgus küsimusi esitada ja vajadusel kiiresti otsustada. Vähem tähtsad pole ka aja planeerimise oskus ja kriitiline mõtlemine (mitte koguaeg muidugi!). Lisaks hea pingetaluvus ja reibas mõtlemine.

 

Millega tegeleb sekretär?

Tal erk on kõrv ja tark on silm,
Sest temast sõltub kontori ilm.” (khk.ee)

Sekretäri töö on huvitav ja mitmekesine ning samas loominguline, pakkudes iga päev erinevaid väljakutseid. Sekretär peab teadma ja oskama dokumentide ning informatsiooni loomist ja haldamist, dokumendisüsteemi kasutamist,  arhiivitöö korraldamist, organisatsiooni töö- ja suhtekorraldust, protokolli ja etiketi reegleid, oskama planeerida nii sise- kui välislähetusi, personalitöö ja raamatupidamise tehnilist korraldamist, arvutit, eesti ametikeelt, erialast inglise ja vene keelt.

Sekretär töötab nii avalik-õiguslikus kui erasektoris. Tema kohustuseks on juhi/juhtide poolt antud ülesannete täitmine. Sekretärist oleneb juhtide ja teiste töötajate vaheline infoside. Sekretär on esmases kontaktis organisatsiooni külaliste ja klientidega – tema tööst ja oskustest sõltub suurel määral organisatsiooni maine. Olenevalt konkreetsest töökohast võivad sekretäri tööülesanded olla väga erinevad – klienditeenindus, dokumendihaldus, telefoniteenindus, külastajate vastuvõtu organiseerimine, arvutikirjaoskuse kasutamine, etiketi tundmine, suhtlemisoskus, võõrkeelte valdamine.

Sekretär mõistab dokumendihaldussüsteemi toimimist ja asjaajamise korraldust lähtudes organisatsiooni vajadustest; algatab, valmistab ette ja kohaldab asjakohaseid muudatusi organisatsiooni asjaajamise korralduses rakendades asjaajamist reguleerivaid nõudeid ülesannete täitmisel; korraldab enda tööd erinevates olukordades, on võimeline vastutama väikese töörühma eest ning omab valmisolekut end eri- ja tööalaselt süsteemselt täiendada; kasutab vajalikke suhtlemisoskusi ning info- ja kommunikatsioonitehnoloogia vahendeid enda ülesannete täitmisel; on kliendisõbralik, nõustab kolleege, tagab infovahetuse konfidentsiaalsuse, hoiab organisatsiooni mainet.

Sekretäri eriala lõpetajad on oodatud tööle nii nii era- kui avalikus sektoris sekretäri, asjaajaja, assistendi, juhiabina, andmesisestajana, dokumendihalduse spetsialistina, juhatuse sekretärina, kohtusekretärina, kontorispetsialistina, müügisekretärina, nooremreferendina, sekretärina, sekretär-arhivaarina, sekretär-asjaajajana, sekretär-personalispetsialistina kui ka sekretär-raamatupidaja abina.

 

Miks valida juhiabi eriala?

Juhiabid on mitmekülgsed ning omavad juhtimis-, ettevõtlus-, personalitöö- ja raamatupidamisalaseid vilumusi. Juhiabi eriala lõpetajad on oodatud tööle nii era- kui avalikus sektoris administratsiooni assistendina, asjaajamise juhtivspetsialistina, büroo juhatajana, juhataja abina, dokumendihaldajana, juhiabina, kantseleijuhatajana, referendina jne.

 

Kus ma saan õppida?

Valiku õppematerjalidest leiad ka “VA KOOLITUSKESKKONNAST”

Haapsalu Kutsehariduskeskuses on täiendav bürootöö vastuvõtt veel kuni 30.septembrini 2017

Tartu Kutsehariduskeskuses võib veel olla vabu õppekohti bürootöö ja sekretäri alale!

Olustvere Teenindus- ja Maamajanduskool  võtab sekretäri alale veel vastu kuni 08.09.2017. Bürootöötaja  järgmine vastuvõtt 2018. aastal.

Pärnumaa kutsehariduskeskuse täiendav vastuvõtt põhihariduse baasil kutsekeskharidusõppe üksikutele vabadele õpilaskohtadele kuni nende täitumiseni (kuni 31.10.2017). Enam informatsiooni leiad Sisseastujale.

Lääne-Viru Rakenduskõrgkooli infot täiendava vastuvõtu kohta saab küsida: vastuvott(ät)lvrkk.ee

Tallinna Majanduskooli lisainfot sekretäriks õppimise kohta  jagab juhtivõpetaja: janne.kerdo@tmk.edu.ee

Vaata ka Kutsestandardite võrdlust siit!

Koolide võrdlus:

Suurema pildi nägemiseks vajuta pildil:

Avaldatud: 01.09.2017 

Kui see artikkel oli Sulle kasulik, siis kliki “Meeldib” ja kui võiks ka sinu sõpradele huvitav olla, siis kliki “Jaga”

Aitäh tagasiside eest!