projektijuhtimine

Projektijuhtimine – mida? kes? millal? kuidas?

Projektijuhtimine kõige lihtsamalt öeldes kujutab endas teatud projekti teostamist läbi planeerimise, ressursside suunamise ning organiseerimise. Tegemist on seega piiratud aja ning ressurssidega konkreetse eesmärgi saavutamisele suunatud tegevusega. Rakendades projektijuhtimise põhimõtteid on võimalik oma ettevõtte töö muuta kiiremaks ning paindlikumaks. See aga on omakorda eeliseks nn. tavajuhtimise ees.

Projektijuhtimine eeldab endas aga projekti olemasolu. Projekt on populaarne töövorm just seetõttu, et see on kindla alguse ning lõpuga ning seetõttu on kergem keskenduda konkreetse ülesande lahendamisele ning eesmärgi jõudmisele.

Sulle kui ettevõtjale on projektijuhtimise metoodika arendamine oma ettevõttes kasulik just seetõttu, et sellest tõuseks tulu nii klientidele kui ka neile, kes tööd teostavad. Ettevõtte juhina on Sul kõikides projektides oma mõju ja roll selle edukusele. Tihti tehakse aga projektide juhtimises see viga, et tahetakse kõike justkui „ise ära teha“. Tegelikult on aga eduka projektijuhtimise aluseks töö jagamine ning delegeerimine. Enne tööde jagamist oleks aga vaja selgeks teha, mida üks projekt endast üldse kujutab, et teaks mida ja kellele jagada.

 

  1. Projekti käivitamine

See etapp on sõna otseses mõttes asja „käivitamine“ – määratakse üldjoontes kindlaks mida soovitakse saavutada ja millisel määral see saavutatav on.

 

  1. Planeerimine

Selles etapis tuleb eelkõige leida vastused küsimustele: mida? kes? millal? kuidas?. Samuti on siinkohal tähtis tegeleda meeskonna leidmisega, eelarve koostamise ja ka näiteks projekti tegevusplaani ja ajakava koostamisega.

 

  1. Elluviimine ehk projekti teostamine

See faas on peamiselt tegevusplaani ja eelarve haldamine ja samuti ka projekti teostumise jälgimine. See hõlmab endas inimeste juhtimist, tegevuste ja ressursside kontrolli.

 

  1. Lõpetamine

Lõppfaas kujutab endast tegevuste lõpetamist, töö üleandmist ja vastuvõtmist, lõpparuande koostamist ning üldist projekti edukuse hindamist.

 

Miks delegeerida?

Projektijuhtimine ei ole ühe inimese töö. Projektijuht on küll ametlikult see isik, kes on määratud kogu protsessi juhtima, kuid üldiselt on õnnestunud projekti taga hea meeskonnatöö. Edukas projektijuhtimine põhinebki delegeerimisel ja koordineerimisel. Ülesannete ja kohustuste korrektne jagamine viib soovitud tulemusteni.

Tihtipeale võib juhtuda aga seda, et Sinu tiimis puudub inimene, kes teatud ülesandega tegeleda saaks. Siinkohal tulebki appi Virtuaalassistent. Tänases maailmas on ettevõtetes peamisteks märksõnadeks tootlikkus ja efektiivsus, mistõttu ei ole võimalik ressursse kulutada korraldamatuse peale. Delegeeri oma projektijuhtimisega seotud ülesanded Virtuaalassistendile ning võid rahulikult keskenduda muudele ülesannetele, mis aitavad Sinu ettevõttel viia läbi edukas projekt.

 

Projektijuhtimine ehk süsteemi ülesseadmine

VA aitab Sul seada üles ideaalse projektijuhtimise süsteemi, mis aitab asjal hästi silma peal hoida: Algatamine – Planeerimine – Valmistumine – Täideviimine – Lõpetamine.

Tiimikalendrite haldus (vaba aeg, sünnipäevad, jne.)

Projektide puhul, mida haldab suurem tiim, on oluline pöörata ka tähelepanu projektivälistele tiimiliikmeid puudutavatele asjadele. Nende hulka kuuluvad näiteks sünnipäevad. Aitame Sul organiseerida Sinu tiimiliikmete sünnipäevasid.

Suhtlus tiimiliikmetega vastamaks küsimustele, arengu ülevaatamiseks jms.

Projekti iga etapi järel peaks toimuma tagasiside ja hinnangu andmine möödunud etapile. Uurime tiimiliikmetelt projekti protsessi kohta ning analüüsime arengut kvaliteetsema lõpptulemuse kindlustamiseks. Meie teeme kindlaks, kas töös on esinenud kõrvalekaldeid ning väliseid muutuseid ning kui jah, siis mis on selle mõju üleüldisele arengule.

Kindlustamine, et kõik projekti komponendid on õigeaegselt valminud

VA teeb kindlaks selle, et kõik projekti osad oleksid valminud õigeaegselt ning maksimaalse tulemusega.

Projekti komponentide edasiandmine järgmisele vastutavale tiimiliikmele

Olles veendunud, et kõik projekti komponendid on õigeaegselt valminud, on oluline nende üleandmine järgmistele vastutavatele tiimiliikmetele. Virtuaalassistent hoolitseb selle eest, et see oleks õigeaegselt sooritatud.

 

 

 

Kui see artikkel oli Sulle kasulik, siis kliki “Meeldib” ja kui võiks ka sinu sõpradele huvitav olla, siis kliki “Jaga”

Aitäh tagasiside eest!