mailide haldus

E-mailide haldus

Mailide haldus on vajalik igaühele! Miks? Tänapäevases infoühiskonnas on selge, et enamus asjaajamisi käib interneti teel – posti teel kirjade saatmine on praeguseks juba veidi vanamoodne. E-mailid on osa Sinu ja minu ja meie kõigi igapäevaelust, oled Sa siis eraisik, väike-ettevõtja või suurkorporatsiooni juht. E-post on üks enimkasutatavaid tarkvaraprogramme.

Tihtipeale omad Sa mitut e-posti aadressi: isiklik, tööga seotud ja võib-olla mõni kolmaski. Nii on lihtne kirjadetulvas pead kaotada. Digitaalselt oma asjade korrashoidmine on oluline, et leiaksid asjad kiiremini üles ja suudaksid luua mingisuguse süsteemi. Tihti on aga see üks kõige tüütumaid kohustusi ja justkui ei leia ja ei leia aega, et sellele pühenduda – see on loomulik, eriti praegusel ajal kui kõigil on koguaeg kiire.

Üks tähtsamaid asju ongi e-posti postkasti korrastamine. Postkasti korrastamisega on võimalik vältida olukordi, kus on kiirelt vaja leida mõni kiri või mõni kontakt, aga puuduvad vajaminevad märksõnad või pole meeles, millal kirjavahetus on toimunud. E-postkasti korrashoid on vajalik absoluutselt kõikidele, kuid eriti, kui oled ettevõtja. Kas Sinu edukuse taga seisavad reklaamkirjad ja rämpspostitused, mida Su postkast täis on? Kindlasti mitte. Edukuse taga on hoopis e-mailide haldus, mille alla käib näiteks kirjade arhiveerimine, sorteerimine erinevatesse kaustadesse ja ebavajaliku kustutamine.

 

E-postkasti korrastamine

E-mailide sorteerimine erinevatesse kaustadesse on eriti oluline. Palju kergem on e-kirju hallata, kui Sul on silme eest kaustad nimedega „Arved“, „Äripartnerid“, „Tööpakkumised“, „Turundus“ jne. Veel enam oleks kasulik luua nendele peakaustadele veel alamkaustad, näiteks „Turundus“ kausta alla „uuringud“, „meediaplaanid“ jms. Muidugi ei saa asja ka liiga keeruliseks ajada ning liiga palju kaustu on kokkuvõttes pigem negatiivne nähtus, mille tulemuseks võib olla jälle organiseerituse kadu. Siiski – kujuta ette, et Sinu e-postkast on justkui füüsiline kirja- ja paberihunnik. Ka selle korrastamiseks on ju vaja luua süsteem. Miks mitte siis sama loogikat kasutada ja elektrooniliste kirjade puhul?

Ilmselge on see, et oma e-postkasti eest hoolt kandmine võib tunduda tüütu kohustusena, eriti kui Sa oled mõne suurfirma juht ning pead igapäevaselt tegelema tähtsamate küsimustega. Seetõttu võivadki juhtuda olukorras, kus üks või teine asi jääb tagaplaanile ning seetõttu saab vähem tähelepanu. Tegelikult oled Sa aga õnnega koos, sest e-mailide haldus on üks neist ülesannetest, mida on kiirelt ja lihtsalt võimalus delegeerida. Jah – Sa ei peagi kõike ise ära tegema! Mõtled – kes selle kõik siis ära teeb? Kas sekretär? Muidugi võib sellega tegeleda ka sekretär, kes füüsilise isikuna kontoris kohal on, kuid miks mitte minna lihtsamat teed ja delegeerida sellised „tüütud“ kohustused hoopis Virtuaalassistendile? Virtuaalassistendiga võid kindel olla, et Sinu e-mailide haldus on tipptasemel ning Sa ei pea enam kunagi muretsema, et mõni tähtis kiri kuskile kaduma läheb.

 

Mailidele vastamine

Virtuaalassistent aitab Sul olla oma meilidega alati järje peal ning vastab neile Sinu eest.

 

Automaatvastaja ülesseadmine

On olukordi kus ei ole vajalik isiklikult e-mailile vastamine. Sellistel juhtudel tuleb appi automaatvastaja, kes saadab kirja Sinu eest. Eriti levinud on automaatvastaja ülesseadmine juhul, kui minnakse puhkusele. Kui pole ise kindel kuidas automaatvastajat üles seada, võta ühendust meiega. VA teeb seda Sinu eest.

 

Infolehtede ja uudiskirjade koostamine ja saatmine

On oluline hoida oma kliente kursis erinevate uudiste ja muutustega. Personaalsed kirjad muutuvad sellisel juhul üldisteks kirjadeks nagu näiteks uudiskirjad ja infolehed. Kui Sulle tundub, et uudiskirjade ja infolehtede koostamine on üks neist „tüütutest kohustustest“ ja teeksid ise hoopis midagi mis näiliselt kasulikum, pöördu meie poole. Virtuaalassistent koostab ja saadab need klientidele ilma, et peaksid ise muret tundma.

 

Maili listi liikmete haldus

Seda, et e-maili aadress muutub või muutub kehtetuks, juhtub igapäevaselt. Seetõttu on vajalik maili listi haldus. See hõlmab endas näiteks uute kontaktide lisamist ning samuti ka mitte-aktiivsete kontaktide kustutust.

Virtuaalassistent võtab endale peale e-mailide halduse, seega ta teeb kõik vajaliku Sinu eest ära. Meie loome Sinu virtuaalses postkastis korra, teeme kaustad ning jagame eraelu ja töökirjad loogilistesse gruppidesse. Tähtsaimad kirjad, mis Sulle ka tulevikus vajalikud on, arhiveerime. Samuti teeme kindlaks, et Sul oleks kõik hädavajalikud kirjad loetud ning teostame aeg-ajalt masskustutamist. Samuti veendume, et reklaampost ja spämm, mis Sulle mitte kuidagi kasu ei too, saab eemaldatud. VA abiga võid keskenduda tähtsamatele tegevustele ja ülesannetele, mis Sind ja Sinu ettevõtet igapäevaselt edasi viivad. Enam ei ole vaja oma aega jagada – jaga hoopis oma tööd! Delegeeri oma ülesanded meile ja jäta mured seljataha!

 

 

Kui leht oli Sulle kasulik, siis kliki “Meeldib” ja kui see võiks ka Sinu sõpradele huvitav olla, siis kliki “Jaga” 

Aitäh tagasiside eest!