Mail on tänapäeval üks oluline suhtlemise vahend. Kas Sina kontrollid ka enda e-kirju iga päev (ilmselt isegi mitu korda päevas)?

Kas sooviksid vabastada 28% oma tööpäevast? See on 13 tundi, kui töötad 40 tundi nädalas ja hõivatud ettevõtjana on väga ebatõenäoline, et Sa töötad ainult 40 tundi nädalas – mõnikord on ilmselt tunne, et 40 tundi päevas! Kujuta ette, et Sul on kõik need tunnid võimalik tagasi saada. Mida kõike Sa saaksid nendega teha? Pead vaid lõpetama oma e-mailide lugemise ja neile vastamise.

Sellest mõttest piisab, et lüüa terror ka kõige julgemasse südamesse. Ilmselt käib Sul praegu peast läbi mõte “Kuidas oleks see võimalik?!”

Oleme jõudnud teekonna “Sulle on saabunud uus mail” esimesest põnevusest kaugele (mäletad veel neid aegu, kui oli põnev saada e-kirju?) ja elame nüüd pidevalt kõigile saabuvate “kõllide” keskel.  Alates Sinu keemilisest puhastusest saabuvatest teadetest kuni klientideni ja lõpetades perega. Mõte sellest infovoost eralduda on piisav, et enamikke meist kõigist raputada – „Kuidas ma ellu jään? Kas asjad ei jää kahe silma vahele? Ma ei saa MITTE vastata e-kirjadele! ”

E-posti veskikivi kaelast võtmiseks on vaja vaid virtuaalset assistenti (VA), mõnda põhireeglit ja valmisolekut suhelda selgelt. Kahtled selles? Vaatame siis lähemalt, kas see ikka on võimalik?

Siit saad teada, kuidas see ON võimalik:

Pane paika eesmärk

Kas soovid, et keegi võtaks kogu Sinu postkasti üle või tegeleks ainult rutiinsete e-kirjadega? Võid alustada viimasega ja aja jooksul esimese poole liikuda, kui tekib usaldus ja oled piisavalt koolitanud enda virtuaalassistenti.

Sõltuvalt Sinu eesmärgist pead enda e-posti seadistama, et lubada sellele piisav juurdepääs. See võib tähendada VA-le parooli andmist kas otse või sellise teenuse kaudu nagu LastPass.com, mis maskeerib Sinu tegeliku parooli, võimaldades samal ajal juurdepääsu. Kui see on praegu veel samm liiga kaugele, siis saad ka lisada piiratud juurdepääsu enamikule e-posti serveritest või seadistada reegleid, mis edastavad suurema osa e-kirjadest Sinu VA-le. See on suurepärane aeg hingamise harjutamiseks ja lahti laskmiseks – delegeerimine on edu alus.

Loo enda VA jaoks selged reeglid, suhtluskanalid ja juhised

Põhitõde: Sinu VA soovib Sind aidata ja teha parimat võimalikku tööd. Sinu tehingu pool on selgete juhiste andmine ja küsimustele vastamine.

• Lepi VA-ga kokku kindlad ajavahemikud e-posti sortimiseks. Tavaliselt on 1-3 korda päevas piisav.
• Otsusta, kas soovid, et Sinu VA vastaks Sinuga nimega või enda nimega. Tavaliselt töötab VA enda nimega vastamine kõige paremini. Sinu VA saab seda teha Sinu postkastist või edastadud e-kirjade kaudu (kas automaatselt või käsitsi) oma e-posti aadressilt. Samuti jäävad ära olukorrad, kus keegi võtab Sinuga ühendust stiilis “me kirjutasime sellest ja sellest” ja Sa ei ole infoga kursis. Kui VA vastab enda nime alt, siis sellisel juhul teab ka teine osapool, et suhtles assistendiga, ja alustab juttu ilmselt “Ma suhtlesin Sinu assistendiga ja …”.
• Määra kindlasks, milliseid e-kirju soovid ise näha, milliste puhul soovid arutada enne vastuse saatmist VA-ga sisu ja milliseid võib VA otse käsitleda. Kirjelda oma arhiivisüsteemi oma VA-le või tehke koostööd selle väljatöötamiseks, et näeksid ainult neid e-kirju, mida tegelikult pead nägema, kuid tunneksid end mugavalt, kui tead, kuhu kõik muu on salvestatud juhuks, kui soovid seda üle vaadata.
• Tee mustandeid ja kirja põhjasid või lase enda virtuaalassistendil teha mustandid korduvalt samu vastuseid saavate e-kirjade jaoks. Meil kõigil on tüüpilised e-kirjad, millele saab vastata lihtsa lõika-kleebi (copy-paste) sõnumiga. Nende põhjade kinnitamine ja VA-le edastamine vabastab Sinu aega ja annab Sinu VA-le võimaluse kõige tõhusamalt neid kirju käsitleda.
• Mõtle välja, kuidas soovid värskendusi hankida. See võib olla kokkuvõtlik e-kiri, kiire telefonikõne või Skype. Sinu assistent saab edastada Sulle viimase paari tunni, päeva või nädala jooksul juhtunut, saata edasi olulisi teateid ja küsida abi, kuidas tekkinud probleemidega hakkama saada (ilma, et peaksid ise e-kirju lugema ja nendesse süübima). See aitab Sul suhelda sadade inimestega ja saata e-kirju päevas ühele inimesele, säästes nii Sinu energiat kui ka aega.

Lõpuks anna sellele kõigele natuke aega. Investeerides (alguses) iga nädal paar tundi enda VA koolitamisse, et ta Sind toetaks, saad väga kiiresti sellest tulu – võta nüüd väheke aega, et säästa palju aega järgnevateks kuudeks ja aastateks!

 

Kuidas postkastide haldamise koostöö välja võiks näha?

Üks suuremaid “aja röövleid” on postkastides mailide lugemine, vastamine jms tegutsemine. Kas Sa tead, kui palju Sul päevas aega sellele kulub? Üks mail (selle lugemine, vastamine, info kokku kirjutamine jne) võib võtta aega vabalt kuni tund aega Sinu päevast! Samas on see ka üks “hirmsamaid” tegevusi, mida ära delegeerida. Kuidas Sa ikka annad võõrale postkasti ligipääsu, eks? Hirmudeks ei ole tegelikult üldse põhjust…

Selleks on tegelikult mitu võimalust: 

 

Mail saadetakse assistendi postkastist, variant A

Sellise variandi puhul: 

• on Sul juurdepääs kõikidele postkastidele
• saad ise valida, milliseid kirju edasi saadad
• on Sul olemas info, millistele kirjadele on vastatud (et enda postkastist mitte topelt vastata)
• assistent näeb vaid kirju, mida Sa tahad, et ta näeks
• kui soovid ise mõnele kirjale vastata, siis saad lisada assistendi koopiasse (cc, bcc)
• Sa ei näe kirju, mis on saadetud otse assistendi postkasti (kui omavahel pole kokku lepitud, et vastused pannakse koopiana ka Sulle või Sa ise ei lähe assistendi postkasti kirju vaatama)

 

Mail saadetakse assistendi postkastist, variant B

Sellise variandi puhul: 

• on Sul juurdepääs kõikidele postkastidele
• enamasti erinevad üldmeilid koondatakse ühte (assistendi) postkasti
• assistent annab Sulle teada või saadab edasi meilid, millega peaksid isiklikult tegelema
• assistent näeb kõiki kirju, mis on automaatselt assistendi postkasti suunatud
• enamik kirjadega ei pea Sa pead vaevama, assistent korrastab postkasti
• saad igal ajal ise assistendi postkasti siseneda ja ise vastata (kirja jaluseid on võimalik valida vastavalt vajadusele)

 

Assistendil on juurdepääs Sinu postkastile

Sellise variandi puhul: 

• enamasti erinevad üldmeilid koondatakse ühte (Sinu) postkasti
• näed ise pidevalt jooksvalt, mis meilid on tulnud, millega vaja tegeleda jne
• assistent näeb kõiki kirju, mis sisse tulevad
• kirjadega tegeletakse vastavalt omavahelisele kokkuleppele, assistent korrastab ka postkasti (jaluseid on võimalik valida vastavalt vajadusele)

 

Kas Sulle endiselt tundub, et iga mail on Sinu kohustus?

Kui jah, siis vali aga sobiv süsteem ja suuna e-kirjade haldamine assistendile. Juhul kui e-maili aadressite suunamisega hätta jääd, siis võid meie poole pöörduda või vaadata seda juhendit siin: Suuna enda kirjad kõik ühte kohta – Gmaili!

 

 

Kui mailide haldamise teenusest võiks Sulle kasu olla, siis võta meiega ühendust! Ja kui see leht võiks ka Sinu sõpradele abiks olla, siis kliki “Jaga”!  Aitäh tagasiside eest!