E-pood on tänapäeval väga mugav viis enda toodete müümiseks. Eriti kui mahud on alguses väikesed ja kliente pole (veel) väga palju, siis on see ideaalne variant. Kui e-pood loodud, infot levitatud, ostjaid tuleb üha juurde, siis tuleb aga tellimusi täitma hakata ja klientide haldamine toob teatavasti kaasa mitmeid erinevaid tegevusi.
Milliseid tegevusi on vaja, et e-pood toimiks?
Tellimuste kontrollimine
Mida Sul teha vaja on?
- Kontrollida panka saabunud makseid
- Märkida tellimus tasutuks (kuid mitte veel täidetuks)
- E-toodete puhul juurdepääsu tagamine tootele
- Vajadusel e-toote uuesti saatmine või juurdepääsu uuendamine (kadunud salasõnad, lingid, jmt)
- Erinevate soovide üle vaatamine, mis tellimustega võivad kaasneda ja klientidega suhtlemine
Pakkide pakendamine
Mida Sul vaja teha on?
- Tellida turvaümbrikke (erinevates suurustes ilmselt, kui Sinu kaup pole kõik ühes suuruses) või muid pakkevahendeid
- Soetada pakikleepsude jaoks vastavat paberit
- Ladustada lisaks kaubale ka pakkevahendite varu
- Üldiselt on mõistlik materjali tellida suuremates kogustes, sest siis on tk hind soodsam (Sinu kulud väiksemad)
Kauba pakkimine ja teele panek
Mida Sa tegema pead?
- Iga tellimuse pakkima, vastavalt tellitud sisule
- Looma pakikleepsud, kui selleks automaatne süsteem puudub ja need välja printima ja pakkidele kleepima
- Märkima enda e-poe süsteemis tellimused täidetuks
- Viima pakid Itella, Omniva, vmt pakiautomaati või üle andma kullerile
Klient soovib kaupa tagastada
Mida Sa pead tegema?
- Suhtlema kliendiga, andes talle tagasisidet kuidas ta tagastuse teha saab
- Suhtlema postiteenuse pakkujaga, et nad aktiveeriks tagastuse
- Võimalik, et ette tuleb takistusi ja pead kliendi ja teenusepakkujaga mitu korda suhtlema (klient ei oska tagastust teha, pakiautomaadi kood ei tööta, vmt)
Oled paki teele pannud aga see ei ole tellijani jõudnud
Mida Sa tegema pead?
- Uurima iseteenindusest, kus pakk on
- Kui iseteenindusest infot ei ole võimalik saada, siis suhtlema postiteenuse pakkujaga, kus pakk on
- Samal ajal suhtlema kliendiga, et ta teaks, et tema murega tegeletakse
- Võimalik, et pead suhtlema mitu korda (teenuse pakkujale täpsustama millal ja milline pakk teele pandi, klienti hoidma pidevalt kursis, mis seisus paki liikumine on)
Tuttav tunne? Teed seda iga päev, üha uuesti ja uuesti ja uuesti ning need ei pruugi olla kõik tegevused, mida Sul vaja teha on. Olenevalt Sinu ettevõtte spetsiifikast, süsteemidest ja võimalustest, võib neid olla veelgi…
Kui palju e-pood Sinu aega nõuab?
Kas oled enda jaoks mõõtnud palju kulub Sul aega päevas, et:
- suhelda klientidega?
- märkida tellimusi tasutuks?
- saata välja korduvaid/kaduma läinud arveid?
- lahendada klientide muresid?
- kontrollida saadetiste asukohta?
- tegeleda tagastustega?
- uusi tellimusi teele panna?
- märkida tellimusi täidetuks?
Kas teadsid, et kõike seda ei pea Sa tegema ise?
Jah, just nii! Virtuaalassistentide puhul saad kasutada ka e-poe tellimuste haldamisel välist abi, isegi kui assistendid ei asu Sinu kontoris.
Mida saab delegeerida?
Assistendile saad edasi suunata kõik ülesanded alates mailide haldamisest kuni kauba välja saatmiseni.
Kuidas see käib?
Assistendile saab teha ligipääsu või eraldi postkasti, kuhu laekuvad kõik klientide rõõmud ja mured seoses tellimustega. Olgu nendeks siis kaduma läinud arve, paki kättesaamise rõõmuhõisked või infopäringud kauba tarne kohta. Need on enamasti standardsed ja korduvad küsimused, millele Sina isiklikult ei pea iga kord vastama.
NB! Üks võimalus on lisada KKK (korduma kippuvad küsimused) rubriik ka enda kodulehele, mis vähendab arvatavasti mailide mahtu, kuid kindlasti ei elimineeri neid täielikult.
Seejärel on Sul vaja teha ligipääs virtuaalassistendile Sinu e-poodi, et ta saaks kontrollida tellimuste olekut. Kui soovid, et VA hoolitseks ka maksete jälgimise eest, siis on vaja juurdepääsu ka panka (ära muretse, olenevalt pangast saad Sa lisada õigusi, et assistent näeb vaid laekumisi ja keelata igasuguse maksete võimaluse).
Kokku tuleb leppida veel ka detailid, kuidas toimub pakkematerjalide tellimine ja tasumine ning seejärel oleks vaja luua juhend, kuidas mida on vaja teha. Võimalusi on päris mitmeid. Kui Sul on endal kindlad tarnijad olemas, siis saad virtuaalassistendile luua ligipääsud ja lasta teha ära vaid töö, mis kauba saatmisega kaasneb (tellimused, materjalide kätte saamine, ladustamine). Tarnija arve saajaks võid jääda Sina ise, aga tarne koht muutub (uueks tarne aadressiks saab virtuaalassistendi kontor-ladu).
Kui Sul sellist standardit, mis kirjeldab lahti samm-sammult vajalikud tegevused, veel loodud ei ole, siis saad selle tegemise arvelt ka aega kokku hoida ja lasta juhendi luua virtuaalassistendil. Selleks on mitu erinevat võimalust (samm-sammulise koostöö alustamise kohta saad lugeda siin). Kui süsteem paigas, siis polegi muud, kui igapäevased rutiinsed tegevused delegeerida ja pühenduda ise tähtsamale (müügi tõstmisele, turundusele, ettevõtte arendamisele, jne) või välja võtta väljateenitud aeg enda jaoks (iga ettevõtja peab ka puhkama, et olla edukam ja produktiivsem).
Miks peaks eelistama virtuaalassistenti töötaja palkamisele?
Ega ei peagi. Kõik oleneb kogustest ja töömahust. Kui Sinu e-pood sisaldab rohkelt kaupa ja nii palju tellimusi, et tasumiste kontrollimisele, tellimuste pakkimisele ja täitmisele kulub vähemalt pool päeva iga päev ja Sul on koht, kus kaupa ladustada, siis võib olla ei olegi teenuse sisse ostmine Sinu jaoks? Löö enda kulud-tulud erinevatel juhtudel kokku ja leia just Sinu jaoks parim lahendus!
Kui Sinu igapäevased kogused ei ole aga stabiilsed (jõulude või mõne muu perioodi ajal on tellimusi rohkem) või ei ole kogused väga suured, siis võib VA olla ideaalne lahendus. Eriti kui Sul ei ole endal laopinda, kus kaupa hoida. Kui tellimusi ei ole või neid on väga vähe, siis pole ka kulu või see on minimaalne. Kui tekib periood, kus tellimusi rohkem, siis on Sul abiline kohe võtta ja Sa ei pea katkestama enda tegevusi, et kõik kliendimured saaksid lahendatud, tellimused täidetud ja e-pood töötaks passiivselt (ilma Sinu sekkumiseta) nagu õlitatud kellavärk.
Niisiis, kuidas jääb?
Jätkad ise kõige tegemist või võtad korraks aja maha, et luua süsteem, mis viib Sinu ettevõtte järgmisele tasandile?
Kui see artikkel oli Sulle kasulik siis kliki „Meeldib” ja kui see võiks ka Sinu sõpradele huvitav olla, siis kliki „Jaga”.