Koostöö on kordi tähtsam kui koos töötamine. Tänapäeva infotehnoloogia juures ei pea sugugi omama kontorit ja sinna palkama töötajaid. Olenevalt muidugi tööde spetsiifikast, võib aga töötajate palkamise asemel koostööd teha hoopis virtuaalassistendiga.

Edukaks ettevõtte kasvuks on vaja suurt eesmärki, häid inimesi, plaani, täpsust rahaasjades, julgust ja veidi ka pimedat usku, et teed õiget asja igas olukorras! Midagi on Sul juba olemas! Aga kas kõik? Kui ei, siis virtuaalassistent on just see koostööpartner, kelle poole tasub esimese asjana pöörduda, sest just nii saad vastavalt vajadusele kasvatada seda, mis on puudu…

 

 

Koostöö samm 1

Kes on Virtuaalassistent ja kas see koostöö on mulle?

Esimese sammuna vaata üle enda vajadused ja soovid ning võrdle neid virtuaalassistentide poolt pakutavate teenustega. Kas need kattuvad? Kas selline koostöö on Sinu jaoks?

 

Millised on need tööd, mida oleks vaja teha?

Kui oled väikeettevõtja, kellel on vaja regulaarset väikesemahulist abi, siis selline virtuaalassistendi lahendus on just Sulle. Kas Sulle on tuttav olukord, et oled niivõrd hõivatud oma ettevõtte põhitegevusega, et puudu jääb ühest abikäest? Tunned, et vaja oleks kedagi, kes lepiks Sinu eest kokku mõned kohtumised, kirjutaks vajalikud kirjad, koostaks ja väljastaks mailid ning arved, teeks rutiinseid aruandeid või aitaks sotsiaalmeedia postituste planeerimisel? Sellisel juhul tõttabki appi Sulle virtuaalassistent!

 

Kas mul on vaja inimest kohapeale?

Üks olulisemaid nüansse virtuaalassistendiga koostöö puhul on asukoht. Infotehnoloogia areng on teinud võimalikuks kodukontoris töötamise ja kaugtöö. Seetõttu on üsnagi loomulik see, et asjad kulgevad selles suunas, et ka sekretärid ja assistendid kolivad üle virtuaalmaailma. Kui näiteks raamatupidaja või arendaja saab oma tööd ära tehtud kodukontorist, siis miks ei võiks seda teha ka sekretär või assistent?

Lihtsalt seletades on virtuaalassistent nagu tavaline sekretär, assistent või juhiabi, kuid täidab ülesandeid enamasti kodukontoris ja abistab kliente kaugtöö vormis, tihti ilma nendega ise reaalelus kokku puutumata. Kui vajad kindlasti inimest kohapeale, siis ilmselt selline koostöö ei ole võib olla siiski parim lahendus Sinu jaoks…

Kuid enne koostööst loobumist virtuaalassistendiga kaalu hoolikalt tööülesanded läbi. Esmapilgul võimatuna näivad ülesanded võivad vahel siiski kaugtööna võimalikud olla. Kui kõhkled, siis võta julgelt ühendust! Arutame läbi, kas ja mis vormis koostöö on õige just Sinu jaoks.

 

 Kas mul on ressurssi maksta töötasu?

Detailsemalt seletades, on virtuaalne assistent iseseisev ettevõtja, kes määrab ise oma tasu ja töötunnid, hoolitseb ise oma maksude ja töövahendite eest. Partner saab tellida täpselt sellises mahus teenuseid nagu tal parasjagu vaja ja võimalik. VA jälgib hoolikalt oma tööaega ja esitab tehtud tööde eest arve. Ehk puhas töö ja rõõm, ei mingit palgaarvestust ja muud seesugust asjaajamist!

Maksad vaid tehtud töö, mitte kohvipauside, haiguslehtede ja töötuskindlustuse eest. Virtuaalassistent ei ole igapäevaselt Sinu kontoris ja püsikuluna Sinu ettevõtte palgalehel. VA aitab siis, kui on vaja ning teeb seda virtuaalselt ehk üle interneti. Saad mugavalt suhelda enda virtuaalse assistendiga meili, Skype’i või telefoni teel. Vajadusel saab infot ja dokumente vahetada ka muude erinevate spetsiaalsete programmide kaudu. Tänapäeval on virtuaalassistent keegi, kelleta paljud hõivatud oma ala professionaalid enam hakkama ei saa.

 

Virtuaalne assistent on kasulik, kui:

• koostöö ei nõua füüsilist kohalolekut kontoris,
• alles alustad tegevust ja vajad abikäsi, kuid ei ole (veel) võimalust või soovi inimest palgata,
• ettevõttel on töö, mida oleks vaja projektipõhiselt ära teha,
• ettevõttes on vaja asendada töötajat, kes on puhkusel,
• Sa soovid olla Ühe inimese ettevõte

Virtuaalassistendi eelised:

• VA hoiab kokku Sinu aega ja raha – tasud vaid teenuste eest, mitte tühjade tundide eest.
• Sa ei pea kulutama aega ega raha töökoha loomisele või töövahendite ostmisele, Sul puudub maksukulu assistendi töötasult.
• Jääb ära aja- ja rahakulu spetsialisti otsimiseks, pole vaja tegeleda katseajaga, et välja selgitada, kas töötajal ikka on piisavalt kogemusi ja oskusi.
• Assistent aitab ülesannetega, mis endal ajapuuduse tõttu tegemata jäävad või on ebameeldivad.
• Sul on võimalus keskenduda tähtsamale – Sa saad tegeleda sellega, mis Sulle tõeliselt oma ettevõttes meeldib!
• Pole vaja osta inventari, ega rentida tööpinda.

 

Me mõistame, et kõigil on enne tundmatut hirmud. Kui Sa ei ole varem sellist laadi koostööd teinud, siis ilmselt on Sinulgi mitmeid kõhklusi ja küsimusi. Anna nendest meile teada! Vastame hea meelega kõikidele Su küsimustele.

Millised on olnud meie koostööpartnerite hirmud?

1. Kas aeg, mis kulub juhendamisele, tasub ära?
2. Kas kvaliteet kannatab?
3. Rahaliselt ei tasu ära?

Kuidas need hirmud on hajunud?

Timo (Digiagentuur Lavii): Hirmudega on nüüd lood hästi, sest näen, et asjad saavad tehtud ilma minuta ja saan keskenduda muudele tegevustele, kus suudan klientidele väärtust luua. Eks numbrid lõpuks need. A la artiklid saavad üles, traffic suureneb, ma ei pea enda jaoks igavaid asju tegema jne.

Seega, kui Sa just ei vaja tõesti inimest kohapeale, siis virtuaalassistent on Sulle just õige koostööpartner!

 

 

Koostöö samm 2

Mida on vaja sujuvaks koostööks?

Aitame kaardistada, mida Sa täpsamalt vajad. Võib olla suures plaanis Sa juba tead seda – on see ettevõtte arendamine ja administratiivsed teenused, turundus ja kliendisuhted või hoopiski raamatupidamine? Kuid nüüd oleks vaja minna detailsemaks. Millised on just need töölõigud, mida saaks kellelegi teisele edasi anda?

Selleks, et kaardistada enda vajadused, esita endale küsimused:

 

• Milline on minu hetkeolukord?
• Mida oleks vaja teha (prioritiseeri need tegevused!)?
• Millised tegevused ei vaja otseselt mind ja neid saaks teha keegi teine?

Võid julgelt need mõtted kirja panna ja meile saata. Olenevalt koostöö vajadusest, ole valmis lisaküsimuste saamisele. Täpsustame kindlasti kõiki Su soove ja vajadusi.

Näiteks võime küsida:

Assisteerivate ülesannete puhul:

• Mis on need kohad, mis täna tekitavad kõige enam peavalu kogu protsessis?
• Kas ja milliseid koostööpartnereid kasutatakse?
• Kus hetkel dokumente hoiustatakse?
• Kuidas (milliste kanalite kaudu) on korraldatud suhtlus klientidega?
• Palju on hetkel meiliaadresse?
• Millist kassasüsteemi kasutate?
• Ja muud detailsemad küsimused, olenevalt tööde spetsiifikast.

Sotsiaalmeedia haldamise korral ole valmis, et saadame Sulle ankeedi. Võid selle ka kohe siin täita ja otse meile saata. Nii saab koostööga alustamine olema kiirem, sest saame kohe vajaliku alginfo ning sellest lähtudes juba veel täpsemalt Sinu soove ja vajadusi välja selgitada.

Ettevõtlusega alustamisel või raamatupidamisteenuste puhul:

1. Kui kaugel oled ettevõtte asutamisega?
2. Kas ettevõtte nimi on juba välja mõeldud?
3. On Sul vaja abi ettevõtte registreerimisega? Sh käibemaksukohustuslaseks registreerimisega?
4. Ettevõtte nimi?
5. Ettevõtte registrikood?
6. Tegevusala?
7. Tegutsemis aeg?
8. Töötajate arv?
9. Kas ettevõte on käibemaksukohustuslane?
10. Kuidas on siiani raamatupidamine korraldatud?
11. Kasutatav raamatupidamisprogramm (kui on)?
12. Mitu kuludokumenti keskmiselt kuus võiks tekkida?
13. Millised on ootused Virtuaalassistendile raamatupidamise osas?
14. Mis on need kohad, mis (veel lisaks) tekitavad küsimusi kogu protsessis?

 

Milliseid küsimusi koostöö kohta meile on esitatud?

Kuidas suhtlus käib ja kas kuidas arvestate tunde?

Enamasti suhtleme enda partneritega maili teel, vajadusel saab kiiremad küsimused lahendada ka telefoni või skype kõnega. Ajakulu mõõdame UKU süsteemis. Enamlevinud on ehk Toggl – UKUt võib analoogiks nimetada.

 

 

Koostöö samm 3

Kuidas toimub edasine koostöö?

Kui oleme koostöö kohad selgeks saanud, siis on aeg panna paika, kuidas edasine töö hakkab välja nägema. Selline protsesside väljatöötamine saab olema nö kahel tasandil.

Esimene neist on üldisem. Lepime kokku, kuidas me tööks vajalikke materjale ja infot jagame jmt. Paneme paika ajakava, kui tihti hakkavad ilmuma sotsiaalmeedia postitused, kui sageli on vaja kontrollida Sinu mailie ja postkasti või millise sagedusega on vaja raamatupidamist.

Teine aga juba detailsem. Kui on vaja teostada mingeid kindlaid töid ja Sul on hirm, et kas neid tehakse just nii nagu Sina soovid, siis oleks enne tööde teostamist vaja luua detailne juhend. Oleme seda korduvalt praktiseerinud ja see töötab iga kord!

 

Milliseid juhendeid on olemas?

Suure pildis on kahte laadi juhendeid: kirjalikke ja video formaadis. Ilmselt oled mõlemaga ka juba kokku puutunud. Kirjalikuks juhendiks võib kasutada mõnda internetis leiduvat tööriista (näiteks SweetProcess) või tavalist word dokumenti.

Pane kirja töölõigu erinevad sammud ja lisa iga sammu juurde ka illustreeriv pilt. Nii lood mõnusa üheselt mõistetava juhise.

Väga mõnusad tööriistad selliste piltide loomiseks on näiteks Skitch ja Jing. Mõlemal on oma eelised. Näiteks võimaldab Skitch udutada tundliku info, mis ei ole töölõigu teostamiseks kriitilise tähtsusega või mõnel juhul vaatajat eksitav. Jing võimaldab aga ilma pilti arvutisse alla laadimata saata see vaatamiseks lingina. Näiteks kirjavahetuses on selline võimalus kümme korda mugavam kui ekraanipilte salvestada ja seejärel manuseid lisada.

Kui kirjalikke juhendeid nii massiliselt võib olla ei kohta, siis video formaadis juhendeid on terve YouTube täis. Assistendile näpunäidete jagamiseks ei pea sugugi nii palju vaeva nägema kui arvata võiks ning YouTube kvaliteediga video saab valmis samal ajal kui teed ära näiteks mõne töölõigu.

Üks mugav töövahend selleks on näiteks Loom. Analoogseid tööriistu on leiab interneti avaruses veelgi. Loo kasutaja ja lisa Loom Chrome rakendusse ning saad igal ajal mugavalt filmimise käivitada.

Võid selle käima panna näiteks kui lisad kodulehele sisu või sotsiaalmeediasse postitusse. Saad samal ajal rääkida, mida ja mis põhjusel teed ning hiljem jagada seda assistendiga, kes siis saab just Sinu eelistuste järgi tegevust dubleerida.

 

Kuidas leida aega juhendite loomiseks?

Millal aga seda aega leida? Selleks on mitu võimalust:

• Näiteks igal hommikul esimese asjana 30 minutit (kui otsustad kirjalike juhendite kasuks). Ja nädal aega hiljem on juba midagi valmis.
• Või palu assistent endale “töövarjuks” ja lase tal enda tegevused täpselt kirja panna ja juhendiks muuta.
• Kui oled otsustanud koostööd teha virtuaalassistendiga, siis ilmselt käib töö kaugtööna. Sellisel juhul üks väike Skype kõne, kus näitad kiirelt asjad ette: kuidas, mis, kus käib, ja kõne salvestus on piisav materjal, et assistent sellest juhendi luua saaks ning edaspidi Sinu eest töö ära teeks. Lihtne kui kellavärk!

Vajadusel võime Sinu antud info põhjal luua ka ise (kirjaliku) juhendi. Saadame selle enne töödega alustamist Sulle ülevaatamiseks, et kõik oleks töösisendi järgi just nii nagu peab. Alles peale Sinupoolset kinnitust, et kõik on nii nagu peab, asume alles tööle. Ning ei ole vaja muretseda, kui koostöö käigus selgub, et midagi oleks vaja täiendada ja paremaks muuta- seda saab teha igal ajal.

 

Milliseid küsimusi on meile koostöö kohta esitatud?

Ma mõtlen, et igaühel ju omad arvutioskused et mõni teeb 1h dokumentidega tööd ja siis teinekord kui tuleb midagi vahele siis võtab 3h?

UKU võimaldab sekundi täpsusega aega mõõta. Kui midagi vahele tuleb, siis saab stopperi kinni panna ja taaskäivitada kui töö jätkub. Oleme varasemalt partneritega koostööd tehes leidnud ka optimaalse aja, millega üks või teine töö peaks tehtud saama. Hoolitseme selle eest, et tööde teostamine jääks kenasti sobilikku ajaraami ning seejuures oleks ka saavutanud soovitud kvaliteet.

Kuidas tasumine käib, kas ettemaksuna või on võimalik tasuda siis, kui töö on tehtud?

Kõikide tööde eest tasutakse peale töö teostamist. Ühekordsete tellimuste puhul, mis ei kesta kauem kui kuu aega, esitame arve peale töö lõppu, püsiklientidega esitame arve kord kuus (enamasti 1. kuupäeval) eelmise kuu teenuste kohta.

Paneme protsessid paika ja asume tööle – nii lihtne see ongi!

 

 

 

 

Kui see leht oli Sulle kasulik, siis kliki “Meeldib” ja kui võiks ka Sinu sõpradele huvitav olla, siis kliki “Jaga”.

Aitäh tagasiside eest!